Меню

Какими могут быть статьи движения денежных средств



Статьи движения денежных средств в 1С 8.3: что это, настройка, примеры списка справочника

Справочник «Статьи движения денежных средств» в 1С 8.3 — это дополнительная аналитика счетов 50 и 51.

Рассмотрим несколько важных моментов, которые необходимо учитывать при использовании статей ДДС:

  • Настройка программы.
  • Особенности формирования «Отчета о движении денежных средств».
  • Контроль за денежными потоками предприятия с помощью статей ДДС.

Для организаций, которые должны сдавать Форму №4 («Отчет о движении денежных средств»), заполнение статей ДДС обязательно. Для организаций на УСН учет денежных средств в разрезе статей можно не вести.

В программах 1С соответствующая настройка находится на закладке «Параметры учета» — см. Рис.1

При заполнении справочника статей движения ДС важно правильно выбрать вид движения. В программах 1С виды движения «зашиты» в программу и не подлежат корректировке, их список соответствует строкам регламентированного отчета Форма №4.

Например, денежным поступлениям по виду движения «Поступление от продажи продукции и товаров, выполнения работ, оказания услуг» (рис.1) соответствует строка 4111 отчета о движении ДС (рис.2). В нашем примере это сумма 246 тыс.руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Как проверить отчет?

Проверить полученные цифры можно по оборотно-сальдовой ведомости 51 и 50 счета. (рис.3)

Как видим, данные не сходятся. По форме №4 итоговая сумма составляет 267 тыс. руб., а в оборотно-сальдовой ведомости общая сумма значительно больше – 731 тыс.руб. В чем дело? Причина в том, что сумма 450000руб. разнесена без указания статьи ДДС (рис.4).

Таким образом, корректное заполнение статей ДДС — гарантия правильной отчетности по движению денежных средств.

Однако статьи ДДС можно использовать не только для регламентированной отчетности, но и для контроля денежных потоков предприятия.

На рис.5 видим справочник статей ДДС, представленный в виде дерева. Несколько статей с одним и тем же видом движения объединены в группы и подгруппы. Такая группировка позволяет получать и сравнивать итоговые суммы по разным видам хозяйственной деятельности.

Сводный отчет по группам статей можно видеть на рис.6.

Настройка отчета представлена на рис.7.

Управленческий учет денежных средств

В конфигурациях 1С, где есть подсистема «Казначейство» («Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», «1С ERP» и др.), статьи ДДС используются для планирования расходования и поступления денежных средств. На их основе строятся такие отчеты, как «Платежный календарь» (рис.8), «Лимиты расхода денежных средств» (рис.9).

В заключение приведем примеры заполнения документов «Заявка на расходование денежных средств», «Ожидаемое поступление денежных средств», «Лимиты расходования денежных средств», которые служат способом ввода исходной информации для контроля за денежными потоками:

Смотрите наше видео по работе с банковскими выписками в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Источник

10 правил хорошего справочника статей движения денежных средств

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

10 правил хорошего справочника статей движения денежных средств

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Качественная настройка управленческой аналитики – один из основных этапов постановки управленческого учета.

Для формирования управленческих отчетов, которые будут приносить пользу бизнесу, необходимо обстоятельно подойти к списку статей движения денежных средств. От структуры статей ДДС зависит наглядность, достоверность и корректность управленческого учета. Мы проанализировали различные сферы деятельности наших клиентов и подготовили универсальный перечень правил, который позволит собственникам бизнеса получить максимум от использования сервиса «Управленка» .

Правило 1 «Делите статьи по видам деятельности»
Для того, чтобы определить, приносит компания деньги или нет, нужно разделять денежный поток по трем видам деятельности: «Операционная», «Финансовая» и «Инвестиционная». Такое деление по видам движения денежных средств позволяет отделить денежный поток, который генерирует компания в ходе своей деятельности, от остальных оборотов.

Раздел «Операционная деятельность» является ключевым и показывает, насколько компания готова генерировать денежный поток для поддержания текущей деятельности, покрытия кредитов и своего развития.

В «Инвестиционной деятельности» отражаются операции приобретения и продажи таких ресурсов, как недвижимость, оборудование, а также покупка лицензий и инвестиции в НИОКР.

Движения, отраженные в разделе «Финансовая деятельность» включают в себя поступления и выплаты по кредитам и займам, изменения состава капитала фирмы.

Правило 2 «Учитывайте перемещения отдельно»
Помимо основного деления по видам деятельности желательно также отдельно учитывать перемещения между счетами, снятие наличных в банке или инкассацию выручки. Отделяя такие движения денег, вы очищаете управленческую информацию от лишних оборотов. При этом необходимо контролировать, чтобы суммарный денежный поток по таким операциям всегда равнялся нулю.

Правило 3 «Разделите поступления и выплаты»
Для каждой группы статей по видам деятельности необходимо добавить отдельные группировки статей, по которым деньги поступают в компанию и происходят выплаты. Таким образом, вы сможете наглядно контролировать положительный денежный поток и происходящие выплаты. Это удобно при анализе БДДС, если, например, в течение года изменилась структура поступлений по различным статьям, но общая сумма поступлений превышает бюджет.

Читайте также:  Средство для чистки цинка

Правило 4 «Делите затраты на производственные и административные»
Если в компании много статей расходов, то в качестве дополнительной аналитики можно использовать характер выплат:
— Производственные, то есть те выплаты, которые компания проводит для производства товаров, закупок или оказания услуг
— Управленческие и коммерческие расходы – непроизводственные затраты, которые необходимы для работы и продвижения компании
При делении статей на группы, желательно не использовать иерархию более четырех уровней.

Правило 5 «Не увлекайтесь детализацией»
Много статей – это хорошо! Однако, не стоит слишком сильно детализировать перечень статей – это может привести к тому, что затраты на поиск походящей статьи и анализ отчетов превысят всю пользу от такого детализированного учета. Придерживайтесь правила – если статья в годовом выражении занимает менее 10% в группе – от нее можно отказаться.

Правило 6 «Анализируйте прочее»
Ничего критичного в том, что в перечне статей есть статьи, операции по которым нельзя отнести к определенной статье. Например, незначительные и непостоянные выплаты. Но нужно на постоянной основе контролировать, какие операции попадают в «Прочее» и, если размер этой статьи становится существенным, необходимо выделить дополнительные подстатьи в справочнике статей ДДС.

Правило 7 «Не ограничивайтесь только статьями»
Бывают ситуации, когда необходимо контролировать поступления по разным направлениям или продуктам. Для этого не нужно дробить статью «Поступления от покупателей» на несколько, а воспользоваться дополнительной аналитикой управленческого учета, например, проекты. Так же стоит дробить структуру статей по местам формирования затрат или их физической сущности.

Правило 8 «Допустите отрицательные движения по статьям»
Все движения денежных средств в бухгалтерском учете, которые поступили на расчетный счет или в кассу, необходимо отразить по статье поступления денежных средств. Однако, в ряде случаев – это может исказить управленческую отчетность. Например, при возврате денежных средств покупателю или от поставщика. В этом случае лучше использовать те же статьи, что в первоначальной операции. Если необходима информация по возвратам и их причинам, то такие операции лучше расшифровать в отдельном отчете.

Правило 9 «Использовать короткие наименования статей»
Как минимум, не всегда длинные названия статей могут поместиться в отчете. Название статьи должно быть коротким, но информативным. Оно должно передавать общий смысл статьи и суть, относящихся к ней операций. Желательно не дублировать названия статей из разных подгрупп.

Правило 10 «Использовать коды для статей»
Для точной идентификации статей можно использовать коды, которые нужно добавить перед их наименованием. Такие коды позволят легче выбирать статью, помогут избежать путаницы в составлении бюджетов и отчетов. Существует несколько способов кодирования статей ДДС. Мы предлагаем воспользоваться следующим способом:

  1. Определите количество серий (количество групп в иерархии)
  2. Рассчитайте количество разрядов для каждой серии (например, для верхнего уровня подойдет 1 разряд)

В результате вы получите необходимую разрядность кода статьи, то количество цифр из которых будет состоять код каждой статьи.

Расшифровка структуры статей управленческого учета в сервисе «Управленка» выглядит следующим образом:


В управленческом учете нет четких стандартов и универсальных решений, подходящих для каждого бизнеса. Однако, если вы последуете приведенным общим правилам и будете исходить из того, какая вам необходима информация для управления компанией, то сможете составить работающий перечень статей движения денежных средств, который поможет вам принимать управленческие решения на основе цифр.

Источник

Разработка справочника статей движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств (сокращенно БДДС) или, как его еще называют, «Cash Flow» (сокращенно CF) показывает, буквально, движение денежных средств. Т.е. сколько денег реально получено на расчетный счет компании и в кассу и сколько денег израсходовано с расчетного счета и из кассы за выбранный период в детализации по выделенным статьям и подстатьям.

Что может быть приятнее и проще, чем разработка формата и перечня статей бюджета движения денежных средств? И, одновременно, какая еще работа в части постановки управленческого учета может быть настолько нудной и кропотливой, что способна свести вас с ума?

При этом вы понимаете, что от качества этой работы зависит, по сути, вся дальнейшая прозрачность управленческого учета. Поэтому халтура здесь недопустима.

Сколько компаний существует, столько существует и форматов бюджета движения денежных средств. Поэтому на оригинальность я тут не претендую.

Однако есть универсальные рекомендации.

Во-первых, в любом бюджете движения денежных средств должно быть 3 раздела по видам деятельности:

Операционная деятельность – это основная деятельность компании, связанная с производством и реализацией продукции (работ, услуг). Является определяющей деятельностью компании и обеспечивают основную долю ее дохода.

Инвестиционная деятельность — вид деятельности, связанный с приобретением, созданием и продажей внеоборотных активов (основных средств, нематериальных активов), строительством, капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

Читайте также:  Какие художественные средства есть в блинах

Финансовая деятельность — вид деятельности, связанный с привлечением и возвратом кредитов и займов, необходимых для финансирования операционной и инвестиционной деятельности, а также с изменением собственного капитала (выпуск акций, облигаций и т.п.).

Во-вторых, в каждом из этих разделов есть доходная часть: «Поступления по….. (вид деятельности)» и расходная часть: «Расходы по…. (вид деятельности)». По каждому виду деятельности должен подводиться итог, рассчитываемый как разница между поступлениями и расходами денежных средств по данному виду деятельности.

Далее поступления и расходы по каждому виду деятельности делятся на статьи, а те, в свою очередь, на подстатьи.

Работа по выделению статей и подстатей, повторюсь, очень тонкая и кропотливая, а главное, очень важная. Потому что он нее будет зависеть наглядность и прозрачность управленческой отчетности и, в конечном итоге, интерпретация результатов по движению денежных средств.

Перечень статей нужно разрабатывать с точки зрения составления консолидированного бюджета движения денежных средств всего Холдинга или Группы компаний. Другими словами, перечень должен охватывать специфику деятельности всех структурных подразделений (Центров ответственности).

Следовательно, с одной стороны, перечень статей должен быть максимально полным, с другой — статьи должны выделяться и детализироваться на подстатьи по принципу «существенности».

При разработке статей бюджета полезно иметь аналитику (фактические данные) за предыдущие периоды.

Статистика за предыдущие периоды позволит проанализировать, какие расходы есть у компании, и, исходя из этого, решить, какие именно статьи нужно выделить, при этом ничего не упустив.

Рекомендации по выделению статей.

  1. Принцип «существенности»: статьи и подстатьи нужно выделять, руководствуясь тем, насколько существенные суммы по ним проходят. Понятно, что если, например, на статью «Связь» всего в месяц тратится 100 рублей, детализировать ее на подстатьи смысла не имеет. А вот если на эту же статью в месяц тратится 150 000 рублей, скорее всего нам нужна будет детализация на подстатьи, из которой мы увидим, что:
    • 60 000 руб. израсходовано на МН/МГ переговоры,
    • 50 000 руб. – на мобильную связь,
    • 40 000 руб. – на Интернет.

Принцип «существенности» означает также сопоставление расходов по статье с суммой оборотов по другим статьям и с оборотом компании в целом. Понятно, что для одной компании расходы на связь в размере 150 000 рублей в месяц значительны, а для другой – капля в море. В первом случае выделение статьи и ее детализация на подстатьи нужны, во втором ею можно пренебречь и объединить статью «Связь», например, со статьей «Расходы на ИТ инфраструктуру».

    Очень рекомендую при выделении статей избегать статьи/подстатьи «Прочие». Да, по каждому виду деятельности должна быть статья «Прочие расходы по …. (вид деятельности)» на тот случай, если возникнут какие-то существенные расходы по данному виду деятельности, под которые не выделена отдельная статья. Но в качестве подстатьи «Прочие» должна быть выделена только в самом крайнем случае, когда есть подозрение, что перечень подстатей для данной статьи не является полным.

Исключение: можно допустить наличие подстатьи «Прочие» во всех статьях бюджета, когда формат бюджета разрабатывается впервые, и нет достаточной статистики по операциям за предыдущие периоды.

Почему надо избегать статьи/подстатьи «Прочие»? Потому что каждая такая статья — это соблазн запланировать лишние расходы и неправильно отнести операции по факту. Точно такой же соблазн вызывают статьи со схожими названиями: «Непредвиденные расходы», «Чрезвычайные расходы», «Резерв на непредвиденные расходы» и т.п. Названия статей могут быть разными, но суть одна – неправомерное увеличение расходной части бюджета. Редко кто из руководителей, поняв, что бюджет – это инструмент контроля расходов, удерживается от соблазна запланировать суммы по таким статьям, чтобы в течение месяца можно было оправдать расходы сверх бюджета.

Поэтому мой совет: не оставлять таких лазеек. Иначе бюджет нельзя будет рассматривать как инструмент контроля.

Каждая статья или подстатья должна находиться в своем разделе и иметь уникальный код. Желательно, чтобы, помимо уникального кода, статья/подстатья имела и уникальное название (исключение: подстатья «Прочие»). Название статьи должно максимально полно раскрывать суть относимых на нее операций и быть не длинным, но точным. Из названия статьи и ее расположения в конкретном разделе бюджета пользователи должны однозначно понимать, какие доходы/расходы должны быть на нее отнесены.

Что я имею в виду? Например, если в разделе «Операционная деятельность» в статье «Приобретение сырья, материалов, работ, услуг» есть подстатья «Транспорт» и одновременно в разделе «Коммерческие расходы» тоже есть статья «Транспорт», у пользователей однозначно будут вопросы, какие расходы, на какую статью относить и чем эти статьи отличаются? И придется все время пояснять, что в первом случае на эту статью должны относиться расходы по доставке сырья и материалов (товара) до склада, которые формируют их себестоимость, а во втором – расходы по доставке товара до потребителя. Это если пользователь сознательный.

Читайте также:  Самые эффективное средство при простуде

Чаще всего пользователи лишними вопросами себя не утруждают и самостоятельно принимают решение, на какую статью что относить. А это приводит к ошибкам в бюджете. Для того чтобы избежать ошибок при планировании и учете операций по факту, называйте статьи так, чтобы их названия не допускали разных мнений и трактовались однозначно. Например, «Транспортные расходы по доставке товаров, сырья и материалов до склада» и «Транспортные расходы по доставке товара до потребителя».

Не допускается создание формата бюджета движения денежных средств таким образом, чтобы статья с одним наименованием и кодом повторялась в двух или трех разделах бюджета. Это однозначно, кроме как к ошибкам в учете и путанице, не приведет. Может об этом и не надо писать, но на практике я с такой ситуацией сталкивалась, поэтому решила все-таки упомянуть.

Теперь очень важный вопрос.

Можно ли в течение года менять перечень статей? Т.е. добавлять новые, переименовывать существующие, удалять те, которые не используются?

Ответ: все зависит от уровня автоматизации управленческого учета.

Если для управленческого учета используется продвинутая ERP-система, то в ней справочник статей настраивается таким образом, что при необходимости добавления новой статьи, в нужной группе справочника просто используется следующий свободный код и статья корректно встраивается в существующий формат бюджета.

Если же бюджетирование ведется на программном продукте, далеком от ERP-системы, или в Excel, то подход один: перечень статей и формат бюджета утверждаются на год. В течение года перечень статей и их названия не меняются, иначе это не только повредит первоначальный формат бюджета, но и сделает невозможной консолидацию за год. Потому что в начале года использовали, к примеру, 60 статей, в середине их перечень поменяли, и статей стало 64, еще и названия некоторых откорректировали, к концу года еще раз перечень поменялся. Как корректно консолидировать информацию за год?

  1. В конце года при разработке формата бюджета на будущий год перечень статей должен пересматриваться и корректироваться, т.к. в течение года могли появиться новые направления бизнеса, могла поменяться специфика бизнес-процессов, что-то исчезло, что-то добавилось.

В результате анализа статей их перечень на будущий год может быть расширен или сокращен, названия изменены.

Еще раз про уровень автоматизации: если вы не работаете на ERP-системе, используете для ведения управленческого учета программный продукт, далекий от ERP-системы, или Excel, нужно понимать, что при ежегодном изменении перечня статей нельзя будет сделать консолидацию за несколько лет. А перекладка статей одного года на статьи другого занимает колоссальное количество времени.

Есть руководители, которые заставляют финансовый отдел вручную перекладывать все проводки за предыдущий год на статьи будущего года, чтобы получить сравнительный анализ факта за прошлый год с планом на будущий. При этом бюджетирование ведется в Excel…

Мне кажется, что полученный результат от такой работы не соответствует затратам времени и труда на него. Как правило, к моменту подготовки искомого бюджета, руководителю он уже не нужен. Потому что пока он ждал, время прошло, а решение так или иначе принимать надо было. И он его уже принял. Без бюджета.

Вернемся к анализу статей. Как проводить анализ статей по году?

Во-первых, нужно выделить статьи, по которым в течение года вообще не было движений: поступлений и расходов денежных средств и принять решение: удалить их или оставить.

Во-вторых, выделить статьи, по которым в течение года были существенные движения, проанализировать, какие операции проходили по этим статьям, понять, нужно ли делать более глубокую детализацию на подстатьи?

В-третьих, за весь год проанализировать ВСЕ статьи «Прочие»: досконально просмотреть все операции, которые на эти статьи относились, чтобы понять, нужно ли выделять под доходы/расходы по этим статьям отдельную статью или подстатью? Однозначно нужно, если доходы/расходы по подстатье «Прочие» превышали расходы по основной статье.

Цель такого анализа: исключить либо свести к минимуму в перечне статей для следующего года статьи/подстатьи «Прочие».

Для автоматизации на уровне Excel, либо на другом программном продукте, далеком от ERP-системы, формат бюджета движения денежных средств должен быть единым для всех Центров ответственности. Это нужно с точки зрения консолидации данных на уровне Холдинга или группы компаний. И, поверьте, нет ничего страшного, если, например, сотрудники Центра ответственности «Юридический отдел», будут видеть, что в бюджете есть статья «Дивиденды» и какие-либо другие статьи, не имеющие отношения к юридическому отделу. Ведь они не увидят суммы, которые по этой статье запланированы. И даже не будут знать, планируются ли они в принципе.

Если есть автоматизация на уровне ERP-системы, для каждого Центра ответственности можно настроить доступ только к тем статьям, по которым у него есть право планировать доходы/расходы.

Источник