Меню

Как сдать в банк остаток подотчетных средств

Возврат подотчётных средств на расчётный счёт

Что такое подотчётные суммы

Работодатели выдают сотрудникам деньги на обеспечение нужд организации: закупку канцелярии, оплату поставщикам, покупку бензина для автопарка. Такие выплаты называются подотчётными. Об их использовании нужно отчитаться в установленный срок, а неизрасходованный остаток — вернуть.

Порядок выдачи денег под отчёт регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Их выдают одним из двух способов:

наличными из кассы организации;

переводом на корпоративную карту или личный счёт сотрудника (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728).

Отсюда появляется вопрос: если можно выдать сотруднику деньги безналом, то можно ли вернуть подотчётные средства на счёт организации? Разберёмся.

Когда подотчётные средства нужно вернуть

Если сотрудник потратил не все полученные деньги, то должен вернуть их в установленные организацией сроки. Сумма возврата определяется после проверки и утверждения авансового отчёта, который сдаёт сотрудник.

Для отчёта по наличным расчётам сроки установлены указаниями ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У:

три дня после истечения срока, на который выданы наличные (срок руководитель определяет в приказе о выдаче подотчётных средств);

три дня после выхода на работу.

Для безналичных расчётов эти сроки не действуют. Работодатель, использующий такой способ, должен самостоятельно утвердить порядок расчётов с подотчётными лицами во внутренних документах. Можно использовать следующую формулировку:

К отчёту сотрудник должен приложить документы, которые подтверждают расходы: чеки, квитанции, проездные билеты.

Бухгалтер проверяет отчёт и приложенные документы, рассчитывает сумму переплаты и направляет документ руководителю на утверждение. После этого излишне выданную сумму нужно вернуть работодателю.

Можно ли вернуть подотчётную сумму на расчётный счёт организации

Законодательство не запрещает сотрудникам возвращать неизрасходованную часть подотчётных средств на расчётный счёт организации. Но безналичные расчёты этого типа не урегулированы.

Как оформить перевод с возвратом подотчётных средств

Сотрудник может самостоятельно перевести деньги на расчётный счёт работодателя. Для этого ему нужно знать платёжные реквизиты и верно указать назначение платежа.

В большинстве случаев безналичное внесение денежных средств — бесплатно. Что касается наличных, их взнос в каждом банке тарифицируется по своему. Размер комиссии вы можете уточнить в тарифе банка. Список тарифов можно посмотреть у нас на сайте.

Реквизиты для перевода

У подотчётных лиц должны быть актуальные реквизиты организации, поэтому подготовьте для них памятку с данными:

полное наименование организации;

номер расчётного счёта;

Готовую выписку с реквизитами можно быстро сформировать в личном кабинете.

Назначение платежа

Разъясните сотрудникам, какое назначение платежа нужно указывать при переводе. Его можно сформулировать в свободной форме, например, «Возврат неиспользованных подотчётных сумм» или «Возврат остатка подотчётных средств».

Верное назначение перевода позволит избежать проблем с налоговой. Если его не указать, то есть риск увеличить за счёт этого перевода доходы и переплатить налог.

Если подотчётник забыл указать, что перечисленные деньги являются возвратом непотраченной части подотчётной суммы, направьте в банк пояснительную записку к платежу.

Что делать с комиссией за перевод

Некоторые банки берут комиссии за переводы. Если сотруднику пришлось доплатить свои деньги в виде комиссии за возврат подотчётных средств, то работодатель может сам решить, нужно ли её возмещать. Это нужно предусмотреть в локальных актах:

если такой расход не предусмотрен, то вы не обязаны возмещать сотруднику затраты. А решив возместить, не сможете учесть их в расходах;

если расход предусмотрен, то его можно учесть при расчёте налога на прибыль, как другие расходы, связанные с производством и реализацией.

Посмотрите ваши комиссии на тарифе на списке банков, если уходит много средств на возвраты — возможно вам стоит открыть отдельный счёт для возвратов.

Как оформить возврат подотчётных сумм в бухучёте

Все хозяйственные операции нужно оформить бухгалтерскими проводками. Для возврата денег на расчётный счёт применяйте следующие записи.

Неиспользованные подотчётные средства перечислены на расчётный счёт организации

Возмещение комиссии за перевод

Признание возмещения комиссии в расходах организации

Последнюю проводку можно оформить в учёте только при условии, что в локальном акте прописана обязанность работодателя возместить комиссию.

Ваш город не Москва?

  • Москва
  • Санкт-Петербург
  • Абакан, Хакасия
  • Альметьевск, Татарстан
  • Ангарск, Иркутская область
  • Арзамас, Нижегородская область
  • Армавир, Краснодарский край
  • Артем, Приморский край
  • Архангельск, Архангельская область
  • Астрахань, Астраханская область
  • Ачинск, Красноярский край
  • Балаково, Саратовская область
  • Балашиха, Московская область
  • Барнаул, Алтайский край
  • Батайск, Ростовская область
  • Белгород, Белгородская область
  • Бердск, Новосибирская область
  • Березники, Пермский край
  • Бийск, Алтайский край
  • Благовещенск, Амурская область
  • Братск, Иркутская область
  • Брянск, Брянская область
  • Великий Новгород, Новгородская область
  • Владивосток, Приморский край
  • Владикавказ, Северная Осетия
  • Владимир, Владимирская область
  • Волгоград, Волгоградская область
  • Волгодонск, Ростовская область
  • Волжский, Волгоградская область
  • Вологда, Вологодская область
  • Воронеж, Воронежская область
  • Грозный, Чечня
  • Дербент, Дагестан
  • Дзержинск, Нижегородская область
  • Димитровград, Ульяновская область
  • Долгопрудный, Московская область
  • Домодедово, Московская область
  • Евпатория, Крым
  • Екатеринбург, Свердловская область
  • Елец, Липецкая область
  • Ессентуки, Ставропольский край
  • Железногорск, Красноярский край
  • Железнодорожный, Московская область
  • Жуковский, Московская область
  • Златоуст, Челябинская область
  • Иваново, Ивановская область
  • Ижевск, Удмуртия
  • Иркутск, Иркутская область
  • Йошкар-Ола, Марий Эл
  • Казань, Татарстан
  • Калининград, Калининградская область
  • Калуга, Калужская область
  • Каменск-Уральский, Свердловская область
  • Каменск-Уральский, Свердловская область
  • Камышин, Волгоградская область
  • Каспийск, Дагестан
  • Кемерово, Кемеровская область
  • Керчь, Крым
  • Киров, Кировская область
  • Кисловодск, Ставропольский край
  • Ковров, Владимирская область
  • Коломна, Московская область
  • Колпино, Санкт-Петербург
  • Комсомольск-на-Амуре, Хабаровский край
  • Копейск, Челябинская область
  • Королёв, Московская область
  • Кострома, Костромская область
  • Красногорск, Московская область
  • Краснодар, Краснодарский край
  • Красноярск, Красноярский край
  • Курган, Курганская область
  • Курск, Курская область
  • Кызыл, Тыва
  • Липецк, Липецкая область
  • Люберцы, Московская область
  • Магнитогорск, Челябинская область
  • Майкоп, Адыгея
  • Махачкала, Дагестан
  • Миасс, Челябинская область
  • Мурманск, Мурманская область
  • Муром, Владимирская область
  • Мытищи, Московская область
  • Набережные Челны, Татарстан
  • Назрань, Ингушетия
  • Нальчик, Кабардино-Балкария
  • Находка, Приморский край
  • Невинномысск, Ставропольский край
  • Нефтекамск, Башкортостан
  • Нефтеюганск, Ханты-Мансийский автономный округ- Югра
  • Нижневартовск, Ханты-Мансийский автономный округ- Югра
  • Нижнекамск, Татарстан
  • Нижний Новгород, Нижегородская область
  • Нижний Тагил, Свердловская область
  • Новокузнецк, Кемеровская область
  • Новокуйбышевск, Самарская область
  • Новомосковск, Тульская область
  • Новороссийск, Краснодарский край
  • Новосибирск, Новосибирская область
  • Новочебоксарск, Чувашия
  • Новочеркасск, Ростовская область
  • Новошахтинск, Ростовская область
  • Новый Уренгой, Ямало-Ненецкий АО
  • Ногинск, Московская область
  • Норильск, Красноярский край
  • Ноябрьск, Ямало-Ненецкий АО
  • Обнинск, Калужская область
  • Одинцово, Московская область
  • Октябрьский, Башкортостан
  • Омск, Омская область
  • Орел, Орловская область
  • Оренбург, Оренбургская область
  • Орехово-Зуево, Московская область
  • Орск, Оренбургская область
  • Пенза, Пензенская область
  • Первоуральск, Свердловская область
  • Пермь, Пермский край
  • Петрозаводск, Карелия
  • Петропавловск-Камчатский, Камчатский край
  • Подольск, Московская область
  • Прокопьевск, Кемеровская область
  • Псков, Псковская область
  • Пушкино, Московская область
  • Пятигорск, Ставропольский край
  • Раменское, Московская область
  • Реутов, Московская область
  • Ростов-на-Дону, Ростовская область
  • Рубцовск, Алтайский край
  • Рыбинск, Ярославская область
  • Рязань, Рязанская область
  • Салават, Башкортостан
  • Самара, Самарская область
  • Саранск, Мордовия
  • Саратов, Саратовская область
  • Севастополь, Крым
  • Северодвинск, Архангельская область
  • Северск, Томская область
  • Сергиев Посад, Московская область
  • Серпухов, Московская область
  • Симферополь, Крым
  • Смоленск, Смоленская область
  • Сочи, Краснодарский край
  • Ставрополь, Ставропольский край
  • Старый Оскол, Белгородская область
  • Стерлитамак, Башкортостан
  • Сургут, Ханты-Мансийский автономный округ- Югра
  • Сызрань, Самарская область
  • Сыктывкар, Коми
  • Таганрог, Ростовская область
  • Тамбов, Тамбовская область
  • Тверь, Тверская область
  • Тольятти, Самарская область
  • Томск, Томская область
  • Тула, Тульская область
  • Тюмень, Тюменская область
  • Улан-Удэ, Бурятия
  • Ульяновск, Ульяновская область
  • Уссурийск, Приморский край
  • Уфа, Башкортостан
  • Хабаровск, Хабаровский край
  • Хасавюрт, Дагестан
  • Химки, Москва
  • Чебоксары, Чувашия
  • Челябинск, Челябинская область
  • Череповец, Вологодская область
  • Черкесск, Карачаево-Черкесия
  • Чита, Забайкальский край
  • Шахты, Ростовская область
  • Щелково, Московская область
  • Щелково, Московская область
  • Электросталь, Московская область
  • Элиста, Калмыкия
  • Энгельс, Саратовская область
  • Южно-Сахалинск, Сахалинская область
  • Якутск, Саха (Якутия)
  • Ярославль, Ярославская область
Читайте также:  Реестр моющих средств для общепита

Источник

Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Рассмотрим при помощи каких проводок отражаются хозяйственные операции по выдаче и списанию подотчетных сумм в бухгалтерском учете.

Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например, на хозяйственные расходы, бухгалтер сделает в учете запись:

Источник



Можно ли не возвращать остаток подотчетных в банк?

Центробанк считает, что нет.

Читайте также:  Эффективное средство от жирности кожи лица

В письме от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561 регулятор указывает, что расходовать наличные из кассы без предварительного зачисления на банковский счет можно только при условии соблюдения в т. ч. требований к источникам поступления денег в кассу. Перечень источников, наличные из которых можно сразу тратить, приведен в п. 1 Правил наличных расчетов (утв. указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У). И сданные подотчетными лицами остатки неиспользованных авансов по своему экономическому содержанию не подходят ни под один из них.

На практике многие компании используют повторную выдачу денег в подотчет, чтобы не превышать установленный лимит остатка кассы. Как видим, Центробанк считает это нарушением. Однако максимум, что может грозить в данном случае, — это замечание от обслуживающего банка. Штрафов за данные действия нет. А вот за накопление в кассе денег сверх лимита — есть (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • для должностного лица организации — от 4000 до 5000 руб.;
  • для организации — от 40 000 до 50 000 руб.

Поэтому из двух зол вполне можно выбрать меньшее.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Должностным лицом, на которое может быть наложен штраф, кассир не является, поскольку он не выполняет организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций.
Кого из должностных лиц могут оштрафовать, смотрите в К+.

Источник

Подотчётник вернул наличку? Не тратьте, а положите на расчётный счёт

Центробанк выпустил письмо от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561. В нём бухгалтерам дали новые указания о том, как сдавать в банк наличные, возвращённые в кассу подотчётным лицом.

Организации и предприниматели могут тратить деньги из кассы в пределах лимитов, не зачисляя их на расчётный счёт. Но есть условие — цели расходования денег и источники их поступления должны соответствовать п. 1 Указаний Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.

Наличные из кассы можно потратить, если они получены из следующих источников:

  • оплата за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги;
  • страховые премии;
  • при передаче личных сбережений по договору займа с участием микрофинансовой организации, ломбарда, КПК или СКПК;
  • возврат долга, процентов или неустойки по договору займа с участием микрофинансовой организации, ломбарда, КПК или СКПК;
  • паевые взносы.

Часть аванса, которую подотчётник сдал в кассу наличными, не попадает ни в одну из этих категорий. Поэтому деньги нужно сдать в банк, чтобы он перевёл их на расчётный счёт (письмо ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561).

В письме Банк России напомнил, что расчёты наличными между организациями (ИП) и физлицами не ограничены, если деньги поступили в кассу участника расчётов со счёта в банке.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

  • переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
  • выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).
Читайте также:  В истекшем году предприятие по выручке моющих средств выручило за свою продукцию 1325 млн руб

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.

С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

  • Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
  • Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
  • Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
  • Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

  • Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
  • Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

Источник